POLITICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

 

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Comercial Orea S.A.S, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.

ARTÍCULO 1.OBJETO.

Mediante la presente Norma se adoptan y establecen las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por  Comercial Orea S.A.S en desarrollo de su objeto social bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta Norma se expiden en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en Comercial Orea S.A.S y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Las reglas adoptadas en esta Norma por  Comercial Orea SAS se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones contenidas en esta Norma se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de  Comercial Orea S.A.S, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales de Comercial Orea S.A.S que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta Norma.

ARTÍCULO 3. DESTINATARIOS. La presente Norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

3.1. Representante legal.

3.2. Personal interno de  Comercial Orea S.A.S, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

3.3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a  Comercial Orea S.A.S bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.

  3.4. Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.

3.5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.

3.6. Las demás personas que establezca la ley.

 

ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La protección de datos de carácter personal en Comercial Orea S.A.S estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a estos Normas, los consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes.

 

4.1. Consentimiento informado o principio de libertad.

El tratamiento de datos personales al interior de Comercial Orea S.A.S, sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

 

4.2. Legalidad.

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ella.

 

4.3. Finalidad del dato.

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento.

 

4.4. Calidad o veracidad del dato.

Los datos de carácter personal recolectados por Comercial Orea S.A.S deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

 

4.5. Transparencia.

En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

 

4.6. Pertinencia del dato.

Los datos personales que recabe Comercial Orea S.A.S deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

 

4.7. Acceso y circulación restringida.

 Los datos personales que recolecte o trate  Comercial Orea S.A.S serán usados por ella solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.

Los datos personales bajo custodia de Comercial Orea S.A.S no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.

 

4.8. Temporalidad del dato.

 Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal,  Comercial Orea S.A.S deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.

 

4.9 Comercial Orea S.A.S, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales.  Comercial Orea S.A.S, conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

4.10. Confidencialidad.

Comercial Orea S.A.S y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. Comercial Orea S.A.S implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

 

4.11. Deber de información.

Comercial Orea S.A.S informará, a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

 

4.12. Protección especial de datos sensibles.

Comercial Orea S.A.S sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negocial, o bien provenga de autorización legal. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

 

ARTÍCULO 5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de Comercial Orea S.A.S, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley.

 

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

 

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.

 

5.1. Derecho de acceso.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

 

5.2. Derecho de actualización.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

 

5.3. Derecho de rectificación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

 

5.4. Derecho de cancelación.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

 

5.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento.

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a Comercial Orea S.A.S para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

 

5.6. Derecho de oposición.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. Comercial Orea S.A.S, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.

 

5.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a Comercial Orea S.A.S conforme a la ley 1581 de 2012.

 

5.8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en  Comercial Orea S.A.S.

 

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos

  1. 8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  2. 8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
  3. 8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
  4. 8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. 8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

 

ARTÍCULO 6. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

 

6.1. Deberes para los responsables del tratamiento.

Cuando Comercial Orea S.A.S o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en el presente Norma, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.
  11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

ARTICULO 7. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Cuando Comercial Orea S.A.S o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
  2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  4. d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta Norma y en la ley.
  6. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. g) Registrar en la base de datos la leyenda “RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRAMITE” en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.
  8. h) Insertar en la base de datos la leyenda “INFORMACION SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSION JUDICIAL” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.
  10. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

ARTÍCULO 8. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.

En desarrollo del derecho constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, Comercial Orea S.A.S adopta el siguiente procedimiento:

 

  1. 1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
  2. 2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por Comercial Orea S.A.S para el ejercicio del Habeas Data.
  3. 3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
  4. 3.1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
  5. 3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que Comercial Orea S.A.S proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
  6. 3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
  7. 3.4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

 

ARTICULO 8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de  Comercial Oea S.A.S, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

 

8.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano.

Comercial Orea S.A.S tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

 

8.1.1. Tratamiento antes de la relación laboral.

Comercial Orea S.A.S informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

 

Comercial Orea S.A.S, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por Comercial Orea S.A.S respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

 

Comercial Orea S.A.S cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta norma. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

 

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de Comercial Orea S.A.S y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

 

8.1.2. Tratamiento de datos durante la relación laboral.

Comercial Orea S.A.S almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por Gestión Humana.

 

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en Comercial Orea S.A.S. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Empresa  evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

 

8.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, Comercial Orea S.A.S procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

 

Comercial Orea S.A.S tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

 

Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

 

8.1.4. Tratamiento de datos personales de proveedores.

Comercial Orea S.A.S solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a Comercial Orea S.A.S, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

 

Comercial Orea S.A.S recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados, tendrá como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, Comercial Orea S.A.S podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

 

Cuando  Comercial Orea S.A.S entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta Norma.

 

81.5. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con Comercial Orea S.A.S accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en este Norma, así como las medidas de seguridad que le indique Comercial Orea S.A.S según el tipo de dato de carácter personal tratado.

 

8.1.6. Tratamiento de datos personales de compradoras de  Comercial Orea S.A.S.

 Comercial Orea S.A.S respecto de los datos personales de las compradoras los recolectará y tratará para los fines contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellas.

 

El proceso de compra directa definirá el tratamiento conforme las necesidades particulares que surjan de la dinámica comercial con las compradoras, aplicando lo aquí dispuesto.

 

8.1.7. Tratamiento de datos personales de consumidores.

Los datos personales de las consumidores que se recolecten como resultado de una relación de consumo serán tratados conforme la autorización y finalidades autorizadas por los consumidores. El área correspondiente al interior de la empresa definirá el tratamiento de estos datos personales en el marco de las necesidades de comercialización, publicidad y mercadeo de Comercial Orea S.A.S, aplicando lo aquí dispuesto.

 

8.1.8. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

La recolección de datos de personas físicas que Comercial Orea S.A.S trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

 

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

  

ARTÍCULO 9. PROHIBICIONES.

En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de Comercial Orea S.A.S, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

 

9.1. Comercial Orea S.A.S prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de Comercial Orea S.A.S.

 

El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de Comercial Orea S.A.S acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.

 

El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con Comercial Orea S.A.S dará lugar a las consecuencias previstas para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

 

En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a Comercial Orea S.A.S como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.

  1. 2. Comercial Orea S.A.S prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de Comercial Orea S.A.S. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de Comercial Orea S.A.S y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
  2. 3. Comercial Orea S.A.S prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por Comercial Orea S.A.S para estos fines.

 

  1. Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, Comercial Orea S.A.S procederá a eliminarlos de manera segura.
  2. 4. Comercial Orea S.A.S prohíbe a los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de Comercial Orea S.A.S, según el caso.
  3. 5. Comercial Orea S.A.S solamente procederá el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad con el consentimiento expreso, previo e informado de sus representantes y/o de las personas que ostenten la representación del menor, para las finalidades requeridas en relación con el ejercicio de su actividad empresarial y en todo caso se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

 

 ARTICULO 10. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por Comercial Orea S.A.S cuando:

 

  1. 1. El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.
  2. 2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y Comercial Orea S.A.S como responsable y/o encargado del tratamiento.
  3. 3. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
  4. 4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
  5. 5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, Comercial Orea S.A.S suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

 

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

 

ARTICULO 1. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de  Comercial Orea S.A.S, está en cabeza de todos los empleados.

 

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de Comercial Orea S.A.S.

 

En caso de duda respecto del tratamiento legal de los datos personales, se acudirá a la Dirección Jurídica para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

 

ARTÍCULO 12. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.

En el tratamiento de datos personales que efectúa  Comercial Orea S.A.S, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Comercial Orea S.A.S procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

ARTÍCULO 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta Norma, Comercial Orea S.A.S adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma.

 

ARTICULO 14. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES. 

Comercial Orea S.A.S comunica a los destinatarios de esta Norma el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

 

  1. “ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
  2. “a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
  3. “b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  4. “c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  5. “d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Dirección Jurídica de Comercial Orea S.A.S, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.

Consecuencia de los riesgos que asume Comercial Orea S.A.S bien en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios dará lugar a las sanciones y/o medidas contempladas en las normas aplicables.

ARTÍCULO 15. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

Cuando las autoridades del Estado soliciten a  Comercial Orea S.A.S el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.